Onnistunut sisäinen viestintä tarkoittaa sitä, että viestintä paitsi omaksutaan se myös tuottaa tulosta. Sisäisen viestinnän ongelmat näkyvät helposti myös asiantuntijaviestijöille luodussa sisäisessä tukiryhmässä, mikä taas saattaa vaikeuttaa asiantuntijoidenne ulospäin tekemää brändinvahvistustyötä.
TechSmithin The Value of Visual Communications -tutkimuksen mukaan visuaalinen sisäinen viestintä organisaatiossa säästää aikaa. Visuaalinen viestintä omaksutaan pelkkää tekstiä paremmin ja se omaksuminen tapahtuu 7 % nopeammin. Tutkimus väittääkin kullekin työntekijälle säästyvän 6 minuuttia ja 43 sekuntia 8 tunnin työpäivässä. Se tarkoittaa viiden päivän työviikossa yli puolta tuntia!
Tästä syystä muun muassa siinä asiantuntijoidenne viestinnän tueksi tarkoitetussa sisäisessä ryhmässä kannattaa antaa ohjeita ja oppeja erityisesti visuaalisessa muodossa. Ryhmässä kuitenkin liikkuu paljon juttuja sisäistettäväksi.
Annahan kun ehdotan paria juttua, jolla toiminta saattaisi tehostua!
Onnistunut sisäinen viestintä asiantuntijoiden tukiryhmässä on visuaalista
1. Toimintaperiaatteiden tms. esitteleminen kuva-albumina
Olen vuosien saatossa kuulunut yhteen sun toiseenkin Facebook-ryhmään. Valtaosassa niistä on setti sääntöjä noudatettavaksi ja ne on useimmiten esitetty tekstimuotoisena ryhmän kuvauksessa. Yhdessä ryhmässä oli kuitenkin säännöt tehty kuva-albumina ja ne säännöt paloivat tehokkaasti kiinni verkkokalvoihini, muistan ne edelleen vaikka en enää edes kuulu kyseiseen ryhmään!
Kyseisessä kuva-albumissa oli jokaisessa kuvassa yksi sääntö sisäistettäväksi. Aina kun tuli jokin uusi toimintaohje se ladattiin omana kuvanaan albumin jatkoksi ja sen myötä ne muutkin säännöt nousivat uudelleen ihmisten virtoihin. Yksittäinen kuva oli myös helppo linkittää keskusteluun, jossa yhteisestä toimintaperiaatteesta haluttiin muistuttaa.
Kyseessähän ei tarvitse olla sääntöjen, vaan samaa metodia voidaan käyttää vaikka jonkin käytössä olevan välineen uuden ominaisuuden työnkulun esittelemiseen. Tai kenties olisi tarpeen näyttää miten jokin asia toteutetaan systeemaattisesti. Kansiopostaus kannattaa ainakin joksikin aikaa kiinnittää ryhmän ilmoituksiin, jos mahdollista.
2. Tietyn tärkeän viestin toistaminen toisessa formaatissa, kuten livelähetyksenä
Social Chorus kertoi 2017 kuinka vain 29 % työntekijöistä lukee yrityksen emaileja. Jos lähinnä tekstimuotoinen sähköposti tavoittaa hätäiseen kolmanneksen, täytyy peittoa jotenkin laajentaa: meillä Tampereen Crazy Townilla Kati ryhtyi lähettämään viikkokirjeistä koosteen livelähetyksenä sisäisessä ryhmässämme!
Lyhyen lyhyen lähetyksen aikana yhteisömanagerina häärivä Kati siis käy vain läpi aiheet, joita sähköpostitse saadussa viikkokirjeessä on sitten esitelty pidemmin. Kirje lähtee ensin ja sitten Kati käynnistää liven. Lähetykset ovat korkeintaan muutaman minuutin mittaisia, eli eivät vie liikaa aikaa.
Tämänhän ei tarvitse välttämättä koskea vain uutiskirjeen kattavuuden parantelua, vaan aivan hyvin livelähetyksenä voisi vetää vaikka blogikirjoituksen! Tässä tapauksessa onnistunut sisäinen viestintä tarkoittaa viestin leviämistä laajemmalti talon sisällä.
3. Tulosten jakaminen infograafeina
Sisäisessä tukiryhmässä on hyvä jakaa myös tietoa voitoista. Totta kai tuloksia on mahdollista jakaa esimerkiksi näytönkaappauksina, mutta siitä huolimatta haluan kannustaa tuloksien näyttämiseen brändinäköisemmällä grafiikalla. Menestyksen esittelevän infograafin ei tarvitse olla mitään jäätävän mittavaa, vaan tuoda vaikka yksittäisiä voittoja esiin vaikka edelliseen ajanjaksoon verraten.
Esimerkiksi yksi tällainen jaettava voitto voisi olla se kuinka paljon vuorovaikutusryhmään linkin jakaminen on vaikuttanut tilapäivityksen levikkiin ja/tai vuorovaikutussuhteeseen. Mitä se päivitys sai yksinään aikaiseksi ja miten se ryhmän reagoiminen tuotti siihen päälle? Yksi tai kaksi kuvaajaa, siinä kaikki hyödyn esille tuomiseksi.
Voisin perustella infograafeja sillä, että ne tutkimusten mukaan saavat mukavasti reaktioita aikaiseksi, kuinka ne reaktiot sitten laukaisevat dopamiinipöllyn ja se taas boostaa tuotteliaisuuttamme, mutta en tee niin. Sen sijaan haluan vain todeta, että pienillä organisaation omilla infograafeilla jaetut asiat saavat keskustelua aikaiseksi ehkä niitä pelkkiä näytönkaappauksia paremmin. Onnistunut sisäinen viestintä tukiryhmässä tarkoittaa myös keskustelua niistä saavutetuista voitoista!
PS. Katin Facebook-livelähetykset puheenollen, meillä on tarjolla Viesti somevideolla varmasti ja vaikuttavasti -kurssi yhdessä hänen sekä MAIKIN Tuuli-Elinan kanssa.
