Mikä on sisältöinventaario? No vasemman käden olisi hirveän hyvä tietää mitä oikea käsi tekee, puhumattakaan organismin muiden ulokkeiden puuhista ja siinä kohdassa sisältöinventaario tulee kuvaan mukaan.
Pidin Tampereen Työväen Teatterin porukalle värikkään palaverin, jonka perimmäisin tavoite oli tehdä heidän sometoimistaan vielä suunnitelmallisempia. Tietysti tuossa tavoitteessa esittävät oleellista osaa niin viestintästrategia kuin ajantasalla pysyvä päivityskalenterikin, mutta yhtenä uutena välineenä toin esille sisältöinventaarion.
Valtaosalle meistä viestijöistä on tähän mennessä ehtinyt kertyä jo melkoiset määrät sisältöä. Siitä sisällöstä voi yllättävän iso määrä olla sellaista, että voisit täysin surutta käyttää sitä uudelleen ja uudelleen.
Siksipä suosittelenkin myös sinulle sisältöinventaarion tekemistä, etenkin jos sisältöä tuottaa lisäksesi moni muu organisaatiossasi.
Mikä on sisältöinventaario?
Jos et missään muualla, niin ainakin ruokakaupassa olet joskus törmännyt inventaarioon. Inventaarion ideahan on luetteloida omistuksessa oleva materiaali, kaupassa henkilökunta laskee siis muun muassa montako Fazerin suklaapatukkaa tai Pauligin kahvipakettia on hyllyssä ja vastaako määrä sitä mitä pitäisi.
Sisältöinventaariossa käydään läpi se oma jo julkaistu sisältö.
Ruokakaupat inventoivat vähintään kerran vuodessa, mutta älykäs sisällöntuottaja inventoi jatkuvasti. Jos siis tilanne on nyt se, että organisaatiosi sisältöjä ei koskaan ole inventoitu, on nyt kunnon kevätsiivouksen paikka! Sen jälkeinen jatkuva ylläpitotoiminta tulee pienemmällä panostuksella.
Nyt ei siis inventoida uusia ideoita, vaan auditoidaan olemassa olevaa.
Miksi sisältöinventaario kannattaa tehdä?
Tyypillinen sisältöinvetaario koskee lähinnä verkkosivuja, mutta tänä päivänä julkaisukanavia on monia muitakin eikä niitä pidä ylenkatsoa tässäkään yhteydessä.
Jos nyt ajatellaan vaikka Twitteriä, niin väitän osan julkaisemistasi tweeteistä olevan hyödynnettävissä olevaa sisältöpääomaa. Esimerkiksi Hanna P:n edellisessä bloggauksessa työntekijälähettilyyden ensiaskeleista upotettiin minun tweettini, joka sisälsi aiheeseen sopivan mini-infografiikan. Hannan blogauksessa siis käytettiin tweettini hyväksi “kuvituksena” (ja blogauksesta on hyötyä tweettini leviämiselle, tweetin hyllyikää venytettiin upottamalla).
Yksi sisältöinventaarion hyödyistä on se, että hyvästä inventaarista näet mitä jo julkaistuja sisältöjä on ja
- mihin niistä kannattaisi uudessa sisällössä linkittää?
- mitä niistä voisi uudelleenhyödyntää esim. artikkelin kuvituksena?
- mistä niistä olisi mahdollista tehdä uutta sisältöä uudessa formaatissa, esim. Slideshare-kalvoina?
On olennaista miettiä miksi olet tätä tekemässä? Sinä saatat haluta nähdä mitä kaikkea sisältöä vaan yksinkertaisesti on kertynyt. Minä tekisin tämän sinuna juuri siitä syystä, että voisit älykkäästi hyödyntää sisältöäsi aina uudelleen ja uudelleen.
Miten sisältöinventaario tehdään?
Ennen kuin mietit miten hirvittävä homma tästä tulee, niin mietipä huviksesi jotain jättimäistä Prismaa ja sen työntekijöitä laskemassa jokaista kappaletta niitä suklaapatukoita, kahvipaketteja jne. Tuliko yhtään parempi mieli?
Käytännössä inventaarion voi tehdä ihan vaikka laskentataulukkoon.
Keskity inventaarion tavoitteidesi kannalta olennaisiin tietoihin, ei inventaariossa ole mielestäni mitään syytä esimerkiksi näkyä paljonko sisällössä on käyntejä. Perustiedot, joilla minä sinuna lähtisin liikkeelle, ovat seuraavat:
- Sisällön osoite eli URL – klikattavissa oleva osoite suoraan siihen yksittäiseen sisältöön
- Formaatti – esim. html, blogi, video, kalvo, pdf jne.
- Julkaisukanava – Tilin tarkkuudella kanava, esim. jos Twitter, niin mikä tili
- Omistaja – tätä voi lähestyä joko sisällöntuottajan nimen tasolla tai vaikka organisaation osastoittain, mikä teillä sitten palveleekin
- Otsikko – esim. blogiartikkelin otsikko tai tweetin koko teksti
- Avainsanat – esim. hashtagit, jotka Instagram-kuvaan liitettiin
- Kuvaus – lyhyt, mutta selkeä selostus mistä sisällössä on kyse
- Julkaisupäivä
- Viimeisin muokkauspäivä
- Arvioivat kommentit – esim. kevyt arvio voisiko sisältöä käyttää uudelleen ja miten
Mitä isommasta organisaatiosta on kyse, sitä todennäköisemmin dokumentti kannattaa jakaa taulukoihin esimerkiksi julkaisukanavittain tai formaattien perusteella.
Miten inventaariosta tehdään jatkuvaa?
Inventaarin dokumentoinnista on syytä tehdä simppeliä ja nopeasti hoidettavaa siitäkin syystä, että jatkuvana toimenpiteenä sen on oltava jokaiselle sisällöntuottajalle helppo homma hoitaa.
Jos nyt ihan jokaiselle työntekijälähettiläälle ei pääsyä dokumenttiin annettaisikaan, niin uudelleenkäyttämisen hyöty ei pääse kunnolla toteutumaan ellei muillakin kuin sinulla ole dokumenttiin pääsyä. Tämä vaatii hyötyjen osoittamista, asiaan vihkiyttämistä ja käytännön ohjeistusta.
Erityisen tärkeää jatkuvuuden kannalta on myös se, että kukin sisällöntuottaja opettelee arvioimaan laadullisesti sen oman sisältönsä uudelleenkäytettävyyden ja kertomaan sen muille. Sitten uutta sisältöä ideoidessa on tämäkin väline josta ammentaa.
Älä unohda yleisön sinusta tuottamaa sisältöä!
Käytin tämän artikkelin alussa Tampereen Työväen Teatterin Instagram-tilillään jakamaa kuvaa, jossa näkyy täältä Zenton toimistolta neuvottelupöydän värikkyys.
Tuo kuva, koska se koskee Zentoa, kuuluu meidän sisältöinventaarioomme ja niin kuuluvat sinunkin asiakkaidesi tuottamat (julkiset) sisällöt. Olivatpa ne kuvia, arvosteluja, kysymyksiä, mitä tahansa sääntöjen mukaisesti hyödynnettävissä olevaa.
Sisällytä siis sisältöinventaarioon yleisön luoma sisältö.
