Onko sinunkin työpaikkasi someohje haudattu intranetin uumeniin? Jos ohje on olemassa niin milloin viimeksi olet vilkaissut sitä? Onko siinä kieltoja vai kannustusta?
Tällaisten kysymysten kanssa painiskellaan monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Kela näytti esimerkkiä julkishallinnon organisaatioille ja rakensi pala palalta uuden someohjeen, jonka tehtävä on innostaa ja kannustaa Kelan asiantuntijoita viestimään somessa. Koko projektin priimusmoottorina toimi Kelan someviestinnästä vastaava asiantuntija Olga Gassen.
Kuvaaja: Annika Söderblom
Hyvälle someohjeelle tuli tarvetta, kun kelalaisia ryhdyttiin voimallisemmin kouluttamaan viestimään somessa. Olga kääri hihat vuoden alussa ja on tämän vuoden aikana vetänyt jo yli 50 talon sisäistä someklinikkaa ja saanut avainhenkilöt innostumaan.
– Someklinikoilla koulutetaan ja innostetaan kelalaisia rakentamaan omaa asiantuntijuuttaan viestimällä somessa. Tästä näkökulmasta katsottuna vanha someohje ei toiminut, sillä se perustui älä tee sitä ja älä tee tätä -tyyppisiin kieltoihin. Jotta asiantuntija rohkaistuu viestimään, hän tarvitsee kannustavaa ohjeistusta, jossa annetaan myös konkreettisia neuvoja.
Uuden someohjeen luominen on Kelassa ollut pitkä prosessi, joka alkoi brain storming -sessioista Olgan, viestintäpäällikkö Minna Latvalan ja markkinoinnista vastaavan Pauliina Venäläisen kesken. Kirkas tavoite oli innostaa kelalaiset viestimään omista töistään, mikä hyödyttää niin Kelaa kuin asiantuntijaa itseään.
Someohjeen luonnosta katsottiin läpi usealla eri kokoonpanolla, kunnes siihen alkoi pikkuhiljaa muokkautua olennaisimmat asiat. Tämä työporukan osallistaminen ohjeen tekemiseen varhaisessa vaiheessa on hyvä keino myös sitouttaa ihmiset käyttämään uutta ohjeistusta. Ohjeiden viimeisessä työvaiheessa ja kuvan tuotannossa Kela käytti myös talon ulkopuolisia asiantuntijoita.
Johdon sitoutuminen oleellista
Olgan oma henkilökohtainen missio on sekä tuoda Kelaan lisää iloa ja positiivista energiaa että saada johto someen ja kelalaiset kehittämään siellä omaa asiantuntijuuttaan. Olga on kulkenut some-apostolina talon sisällä eli käytännössä jalkautunut myös johtajien luokse ja ohjannut heidät kädestä pitäen viestimään somessa.
– Lähtökohtana someohjeen tekemisessä oli se, että ei saada ohjetta hyvin läpi, jos johto ei ole siihen sitoutunut. Otin tehtäväkseni sparrata ja rohkaista myös meidän johtoa someen.
– Johdon sitouttamisessa on auttanut myös se, että erityisesti viestintäjohtaja Pipsa Lotta Marjamäki on tukenut ja kannustanut mua. Olen tuntenut, että mulla on “omat” tukijoukot taustalla.
Oma persoona ja osaaminen peliin
Olgan mielestä talon sisäisillä viestinnän asiantuntijoilla on tärkeä rooli, kun lähdetään sitouttamaan johtoa mukaan someviestintään. Hänellä on siihen toimiva resepti:
– Ensinnäkin toimi itse hyvänä esimerkkinä. Sitten varaa aika palaveriin ja kerro mitä hyötyä johtajalle on someviestinnästä ja miten se hyödyttää koko organisaatiota. Tämä on sitä mindsetin muokkausta. Sen jälkeen ohjaa kädestä pitäen johtaja luomaan oma profiili ja viestimään somessa asiantuntijana.
– Mä olen laittanut tässä hommassa koko persoonani ja osaamiseni peliin. Johtajalla ei ole aikaa lähteä lukemaan kokonaisia oppaita miten kannattaa somessa viestiä.
Hyvä kannustin johtajalle on myös oma henkilökohtainen somestrategia, jonka Olga on myös joillekin johtajille tehnyt. Strategiaan liittyy tulosten mittaaminen ja kun johtaja näkee, miten laajalle hänen viestinsä on levinnyt, niin se lisää kummasti motivaatiota.
– Meillä johto innostui entisestään, kun esittelin myös Twitter-analytiikkaa.
Someohjeen jalkauttaminen
Miten varmistetaan, että uusi someohje otetaan käyttöön ja se juurtuu osaksi jokapäiväistä viestintää?
Ensimmäinen asia Kelassa oli, että otetaan mukaan mahdollisimman laaja porukka ohjeen suunnitteluun. Toinen asia on pitää huolta, että ohje on tarpeeksi ytimekäs ja sisältää vain ne olennaisimmat asiat. Tämä varmistetaan vielä tiivistämällä ohje yhteen kuvaan. Kolmas asia on ohjeen tehokas lanseeraus.
Someohje sisäistetään paremmin kun kerrot sen yhdellä kuvalla. Kelaa miten viestit somessa on siitä hyvä esimerkki.
– Me päätimme järjestää somestartit, joissa julkaistaan isosti uusi ohje pääjohtaja Liisa Hyssälän johdolla ja innostetaan porukkaa käyttämään sitä. Ensimmäinen startti pidettiin kaikille Kelan esimiehille ja toinen startti kaikille kelalaisille. Somekouluttajamme Hanna Takala Zentosta piti molemmille ryhmille sopivat palopuheet. Molemmat startit videoitiin ja kelalaiset näkivät ne eri puolilla Suomea.
Kuvallinen someohje on Olgan mielestä tehokkaampi, sillä sen voi laittaa esimerkiksi oman työkoneen taustakuvaksi. Ja kun someohje tehdään oppaan muotoon, niin sen voi halutessaan myös siististi tulostaa vihoksi, jota voi pitää työpöydällä aina saatavilla.
Jatkossa Kela aikoo varmistaa someohjeen ajanmukaisuuden päivittämällä ohjetta kerran vuodessa.
Someohje osana jokapäiväistä viestintää
– Someohjeella on valtava merkitys Kelan jokapäiväisessä viestinnässä juurikin siksi, että niin monia kiinnostaa oman asiantuntijuuden kehittäminen, mutta ei uskalleta lähteä liikkeelle kun ei tiedetä varmasti että mitä saa ja mitä kannattaa tehdä somessa.
Palaute on Olgan mukaan ollut ihan loistavaa henkilökunnalta, koska koetaan, että nyt on jokaisella mahdollisuus lähteä kehittämään omaa asiantuntijuuttaan.
– Kelassa koettiin tosi positiivisena se, että someviestinnän keskiössä ei ole organisaatio vaan yksittäinen kelalainen ja me haluamme että nimenomaan työntekijä viestii. Viestintä kelalaisen kasvoilla menee niin paljon tehokkaammin perille kuin viestintä organisaation logon takaa.
Kelassa porukan someviestinnän tukeminen jatkuu mm. niin, että heillä on joka toinen tiistai someklinikka, jossa osallistujilla on mahdollisuus kysyä ja saada uusia vinkkejä viestintään.
– Lisäksi meillä on kelalaisten kesken salainen Facebook-ryhmä eli Kelan someritarit, jossa on yli 200 jäsentä. Siellä vinkataan ajankohtaisia juttuja ja se toimii hyvin sparrausfoorumina. Me valitsimme yhteiseksi viestintäkanavaksi juuri Facebookin, koska kelalaiset käyttävät sitä eniten ja kokevat sen käteväksi välineeksi, jossa kaikilla tasapuolisesti on mahdollisuus viestiä, myös työajan jälkeen. Ryhmässä on kevyttä keskustelua Kelan asioista ja somesta.
Lopuksi vielä Olgan 3 vinkkiä liittyen someohjeen tuotantoon ja asiantuntijoiden someviestintään:
- Sitouta johto!
- Motivoi ja kannusta oman esimerkin kautta!
- Tuo esiin hyödyt yksilölle eikä niinkään organisaatiolle!
Valokuva: Annika Söderblom
